Máy chấm công

Chấm công là một hoạt động không thể nào thiếu được tại các cơ quan, công ty, doanh nghiệp, nhà máy, nhà xưởng... để bộ phận quản lý, nhân sự có thể theo dõi được giờ giấc, thời gian làm việc của từng người lao động, từ đó có căn cứ tính lương, thưởng và nâng cao tính kỷ luật lao động một cách hiệu quả nhất. Hiện nay, đã có rất nhiều mẫu mã máy chấm công được ra đời và ngày càng được sử dụng phổ biến hơn để có thể thay thế cho sổ chấm công truyền thống. Vậy máy chấm công hiện nay là gì, có những loại nào, mua loại nào thì tốt nhất, cùng tìm hiểu ngay thôi!

Máy chấm công là gì? 

Máy chấm công là một thiết bị văn phòng được sử dụng để ghi nhận chính xác giờ đến làm và giờ tan làm của người lao động, cung cấp được căn cứ xác định nhân viên có đi làm đúng giờ không, có đi sớm về muộn hay không... Từ những dữ liệu chấm công đã thu được từ máy, các bộ phận quản lý, nhân sự sẽ có thể tính lương, thưởng chính xác cho từng người lao động, giúp nâng cao thêm ý thức làm việc, tinh thần kỷ luật để cơ quan hay doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn. So với hình thức sổ chấm công truyền thống, máy chấm công giúp:

• Rút ngắn được thời gian chấm công, tiết kiệm công sức. 

• Tránh được những sai sót khi ghi nhận thời gian chấm công, đảm bảo được sự khách quan và dễ dàng giải quyết các vấn đề khiếu nại liên quan đến chấm công của nhân viên vì thời gian đều do máy chứ không phải do con người xác nhận.

• Tăng thêm tính tiện lợi khi chấm công nhờ máy sẽ thường có nhiều tính năng và tiện ích.

Vì thế, máy chấm công ngày càng đang được nhiều ở cơ quan, doanh nghiệp lựa chọn để thay thế hẳn cho phương pháp chấm công truyền thống. Đặc biệt là tại các địa điểm có rất đông nhân viên, yêu cầu khá nghiêm ngặt về thời gian làm việc...

Phân loại máy chấm công hiện nay

Trên thị trường hiện nay đang có rất đa dạng các mẫu máy chấm công khác nhau, khiến cho bạn có thể phải bị bối rối khi không biết nên chọn loại nào cho phù hợp. Tuy có số lượng của sản phẩm lớn song thực tế thì cách phân loại máy chấm công cũng khá đơn giản, cụ thể như sau:

1. Máy chấm công cơ học

Đây là loại máy chấm công mà người chấm sẽ cần đưa thẻ giấy vào máy. Sau đó, thời gian sẽ chấm công vào, ra của mỗi ca làm việc được in trực tiếp lên trên thẻ giấy chấm công (vì thế mà loại máy này còn được biết đến với tên gọi khá đơn giản hơn là máy chấm công dạng thẻ giấy). Việc tổng hợp dữ liệu chấm công sẽ cần được thực hiện thủ công trước rồi người sử dụng mới có thể nhờ tới sự hỗ trợ của phần mềm tính lương để xử lý nốt các dữ liệu này.

Đối với loại máy này thì thời gian chấm công sẽ nhanh, chỉ mất khoảng 1 giây cho mỗi lượt đến chấm công. Thường cũng đi kèm tính năng chuông báo giờ vào ca và tan ca làm việc. Chi phí đầu tư ban đầu cũng khá rẻ, nhưng trong quá trình dùng sẽ có thể phát sinh chi phí mua thẻ giấy và thay mực in. Người chấm công phải nhớ mang theo thẻ bên người, giữ cho thẻ phẳng và khô thì mới có thể chấm công được.

2. Máy chấm công điện tử

Tùy thuộc vào cách thức để nhận diện danh tính của người chấm công mà máy chấm công điện tử sẽ được phân loại thành 2 loại nhỏ sau:

• Máy chấm công dạng sinh trắc học: Nhận diện bằng cách quét từ vân tay, khuôn mặt hoặc phần tròng mắt.

• Máy chấm công thẻ cảm ứng và thẻ từ: Nhận diện bằng cách quét thẻ cảm ứng hay thẻ từ.

Loại máy chấm công điện tử hiện đại này có đặc điểm là: Dữ liệu được tổng hợp và xử lý một cách tự động, có thể lưu trữ thời gian lâu dài và xuất thành các báo cáo khác nhau theo yêu cầu nên tiết kiệm được thời gian, đảm bảo tính chính xác và tiện lợi cao. Các máy chấm công điện tử cũng có thể tích hợp 2 phương pháp chấm công bằng cả sinh trắc học và bằng thẻ cũng như có thể hỗ trợ thêm tính năng kiểm soát ra vào.

Máy chấm công sinh trắc học sẽ khắc phục được tình trạng chấm công hộ, giúp bảo mật, bảo an một cách hiệu quả nhưng tốc độ chấm công khá chậm (thường khoảng 6 giây cho máy chấm công bằng vân tay, máy chấm công khuôn mặt còn có thể lâu hơn), có thể bị ảnh hưởng nếu nhân viên đang mặc đồ bảo hộ, vân tay bị mờ hay đang bị bẩn…

Nhưng đây là loại máy chấm công mà ID của nhân viên và dấu hiệu nhận diện nhân viên được lưu trước vào trong bộ nhớ máy. Khi người chấm công đã thành công trong việc xác thực danh tính sẽ được đăng ký trước, thời gian chấm công đến mỗi ngày được lưu vào trực tiếp vào bộ nhớ máy chấm công. Các dữ liệu chấm công ngay sau đó được chuyển tới máy tính và được tổng hợp lại, xử lý bằng các phần mềm chấm công chuyên dụng tự động dựa trên những yêu cầu cụ thể từ người dùng.

Hướng dẫn sử dụng máy chấm công

Hiện nay, loại máy chấm công bằng vân tay hầu như là thiết bị được sử dụng nhiều nhất. Thế nên, chúng tôi cũng xin hướng dẫn bạn về cách sử dụng thiết bị này như thế nào nhé: 

• Bước 1: Nhấn giữ vào phím “M/OK” từ khoảng 3-5 giây để vào hệ thống trên máy chấm công.
• Bước 2: Chọn vào “Quản Lý Nhân Viên” rồi nhấn vào M/OK.
• Bước 3: Trên màn hình “Quản Lý Nhân Viên”, bạn chọn “Nhân Viên Mới” và nhấn vào M/OK.
• Bước 4: Trên màn hình “Nhân viên mới” bấm chọn “đăng ký vân tay”
• Bước 5: Màn hình đăng ký vân tay sẽ hiện ra trên máy chấm công, đặt ngón tay muốn đăng ký vào phần mắt đọc để lấy dấu vân tay máy chấm công (đặt 3 lượt)
• Bước 6: Trên màn hình “Nhân Viên Mới”, bạn chọn “Đồng ý” và bấm “M/OK” để hoàn tất phần chấm công.

Máy chấm công là công cụ thông minh giúp người sử dụng tiết kiệm thời gian công sức và độ chính xác mang lại cũng rất cao. Đối với các nhà máy xí nghiệp có nhiều công nhân thì đây là một thiết bị không thể thiếu được và với những thông tin trên cũng mong rằng bạn đã hiểu được tổng quan về sản phẩm này.