Máy hủy tài liệu

Máy hủy tài liệu không còn là cỗ máy xa lạ  đối với các văn phòng, doanh nghiệp, cơ quan chức năng hay các trung tâm hành chính  nhà nước. Máy hủy tài liệu  là  sản phẩm được rất nhiều người thực sự yêu thích và tin dùng. Máy hủy tài liệu là loại máy gì? Làm thế nào nó  hoạt động? Sau đây hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về loại thiết bị văn phòng này để trả lời những câu hỏi trên.

Máy hủy tài liệu là gì?

Máy hủy tài liệu về cơ bản là một thiết bị được sử dụng để cắt  tờ giấy thành sợi,  vụn bánh mì hoặc siêu vụn. Máy hủy tài liệu có thể được sử dụng để hủy giấy, sách, đĩa CD, kim bấm, ổ USB và thậm chí cả thẻ nhớ. Máy hủy tài liệu  siêu thị Quang Minh hiện nay rất được ưa chuộng tại các doanh nghiệp, văn phòng do sự nhỏ gọn, thiết bị vô cùng tiện lợi và hơn hết là giá thành rẻ.

Công dụng của máy hủy tài liệu

Máy hủy tài liệu có những công dụng chính  như cắt tài liệu thành các sợi nhỏ và mảnh vụn để  thông tin như giấy và hồ sơ bị loại bỏ ở định dạng không đầy đủ và khó đọc

Điều này là để bảo mật và ngăn chặn việc đánh cắp  thông tin. Số lần xử lý rác được hạn chế, giúp việc vận chuyển tài liệu và giấy sau khi xử lý đến nơi tái chế trở nên dễ dàng hơn, góp phần bảo vệ môi trường.

Kinh nghiệm chọn mua máy hủy tài liệu

Máy hủy tài liệu là một vật dụng rất cần thiết cho văn phòng khi  dọn dẹp các loại giấy tờ, tài liệu có chứa nhiều thông tin quan trọng. Hãy đọc những bài viết sau để quyết định mua  một sản phẩm tốt và  hiệu quả nhé!

Chọn mua máy hủy tài liệu dựa vào mức độ bảo mật thông tin

Để chọn được máy hủy tài liệu tốt nhất, bạn cần  xác định mức độ bảo mật thông tin của cơ quan, công ty, tổ chức của mình. Nếu bạn cần cắt nhỏ các thông tin nhạy cảm như đơn thuốc, bí mật, tài khoản ngân hàng, tài liệu mật, bạn nên sử dụng máy hủy tài liệu hoặc máy hủy tài liệu siêu hủy. Đây là loại máy cắt tài liệu  theo cả chiều ngang và chiều dọc, đảm bảo tính bảo mật cao vì kẻ gian hầu như không thể dựng lại những mảnh  nhỏ này  để lấy cắp thông tin.  

Nếu bạn đang sử dụng tính năng này để loại bỏ dữ liệu ít quan trọng hơn, bạn có thể sử dụng máy hủy tài liệu. Loại máy hủy tài liệu này sẽ cắt tài liệu thành các sợi nhỏ, tùy thuộc vào  thiết bị và kích thước. Nhưng với kiểu phá hủy này, bất cứ ai cố gắng ăn cắp thông tin đều có thể thu thập và  xếp các sợi giấy lại với nhau.

Chọn mua máy hủy tài liệu phù hợp với diện tích phòng đặt máy

Điều tiếp theo  cần xem xét khi mua một máy hủy tài liệu là không gian và diện tích của căn phòng mà bạn định đặt máy. Đối với những không gian rộng, bạn có thể dễ dàng đặt máy hủy tài liệu ở vị trí thuận tiện. Tuy nhiên, nếu không gian chật hẹp, bạn  chỉ nên mua máy hủy có thiết kế gọn gàng để hạn chế tình trạng chật chội khi di chuyển. 

Chọn mua máy hủy tài liệu tùy theo khối lượng tài liệu cần hủy

Một máy hủy thông thường có thể cắt 4 tờ giấy trong một lần cắt, nhưng nếu bạn muốn xử lý nhiều tài liệu hơn với máy hủy tài liệu, hãy mua một máy hủy công suất lớn hơn như máy hủy tài liệu có thể cắt 20 hoặc 30 tờ một lúc là không cần thiết. Để tiết kiệm thời gian hơn. Một lời khuyên nữa khi mua máy hủy tài liệu  là nên chọn  sản phẩm có công suất hoạt động lớn hơn nhu cầu sử dụng máy hủy  thực tế  để kéo dài tuổi thọ của máy.

Chọn mua máy hủy tài liệu thích hợp với chất liệu bạn muốn hủy

Tùy vào từng loại máy hủy mà bạn  có thể lựa chọn nhiều loại máy hủy tài liệu khác nhau, dù là giấy hay nhựa. Hiện nay trên thị trường  có bán một số loại máy hủy tài liệu có thể cắt nhỏ đĩa CD, DVD và cả thẻ ATM. 

Trong trường hợp có điều kiện, nếu trong văn phòng bạn có nhiều loại tài liệu khác nhau được làm bằng các chất liệu khác nhau cần phải cắt nhỏ thì bạn có thể cắt nhỏ tất cả các loại tài liệu trên để có thể tái sử dụng khi cần thiết, chúng tôi khuyên bạn nên đầu tư mua máy hủy tài liệu.

Hướng dẫn sử dụng máy hủy tài liệu

Sau đây hãy cùng chúng tôi điểm qua cách sử dụng máy hủy tài liệu qua phần tiếp theo đây:

Lưu ý trước khi vận hành máy hủy tài liệu

Có một số điều cần lưu ý trước khi sử dụng máy: 

• Nên đọc kỹ hướng dẫn sử dụng cho từng kiểu máy. Mỗi mô hình đi kèm với một loạt các tính năng mà bạn cần hiểu  để  sử dụng chúng hiệu quả nhất. 

• Kiểm tra kỹ thiết bị của bạn để tìm bụi bẩn và các vật thể lạ. Đặt máy ở nơi bằng phẳng, khô ráo, thoáng mát, tránh các nguồn nhiệt mạnh và  đảm bảo đặt máy cách tường ít nhất 15 cm. 

• Một số kiểu máy có khả năng phá hủy kim bấm, nhưng tất cả các kim bấm phải được phân loại và loại bỏ trước khi tiến hành quá trình tiêu hủy để đảm bảo độ bền của lưỡi dao và kéo dài tuổi thọ sử dụng của máy mình.

Lưu ý trong khi vận hành máy hủy tài liệu

• Khi vận hành máy, phải cẩn thận, tránh để các vật  khác như cà vạt, khăn tắm và các phụ kiện khác vô tình lọt vào bên trong và gây ra các tình huống nguy hiểm. 

• Tránh hủy nhiều tài liệu cùng một lúc. Số lượng vật liệu nên được tiêu hủy theo lượng khuyến cáo của nhà sản xuất. 

• Tài liệu nên được nạp từ từ để tránh kẹt giấy. Nếu bạn cần cắt một lượng lớn giấy tờ, hãy cho máy nghỉ 5-10 phút sau mỗi lần cắt để tránh máy quá nóng và làm chập động cơ.

Lưu ý sau khi vận hành máy hủy tài liệu

• Sau khi  quá trình hủy hoàn tất, bạn cần kiểm tra Thùng rác và dọn sạch thùng rác khi đã đầy và sau đó rút dây nguồn 

• Vệ sinh, bảo dưỡng máy  hàng tuần, hàng tháng để đảm bảo  tuổi thọ lâu dài cho máy

Trên đây chúng tôi đã cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết về máy hủy tài liệu. Hy vọng qua những thông tin trên bài viết sẽ giúp bạn chọn được cho mình chiếc máy hủy tài liệu phù hợp.