Thiết bị văn phòng

Thiết bị văn phòng đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong việc duy trì hoạt động, tăng năng suất và hiệu quả làm việc của từng nhân viên. Để có thể thiết lập được một văn phòng thì chúng ta cần đặc biệt quan tâm đến các thiết bị văn phòng. Thiết bị văn phòng là gì?  Thiết bị văn phòng gồm những gì, thì các bạn cùng theo dõi bài viết sau đây.

Thiết bị văn phòng là gì?

Thiết bị văn phòng là các loại trang thiết bị máy móc, các vật dụng cần thiết cho những hoạt động, công việc hàng ngày trong lĩnh vực văn phòng. Đó chính là máy in, máy ép plastic, máy fax, tủ tài liệu, máy tính, bàn ghế, các loại giấy viết, máy hủy giấy, máy hủy tài liệu,…Việc lựa chọn và sử dụng các thiết bị văn phòng phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng trong việc điều hành công việc, quản lý nhân viên tốt hơn.

Các thiết bị văn phòng cần thiết

Lựa chọn thiết bị văn phòng thật phù hợp sẽ phụ thuộc vào yêu cầu kinh doanh và nhu cầu của nhân viên. Và dưới đây chính là các loại thiết bị văn phòng thiết yếu mà một văn phòng mà bạn cần quan tâm. 

1. Văn phòng phẩm

Văn phòng phẩm là những vật dụng sử dụng thiết yếu hàng ngày cơ bản mà mọi doanh nghiệp nên có. Các mặt hàng chủ yếu như bút, giấy, sổ ghi chép, thiết bị văn phòng cần thiết và các loại thiết bị văn phòng cần thiết khác cần có sẵn để nhân viên có thể làm việc năng suất và hiệu quả.

2. Máy photocopy, máy in

Máy photocopy và máy in chắc chắn sẽ là thiết bị văn phòng rất quan trọng tại các doanh nghiệp.. Hỗ trợ công việc đạt hiệu quả cao hơn và tạo dựng một hình ảnh doanh nghiệp, công ty hiện đại hơn cũng như chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Liên quan đến sự bảo mật các thông tin nội bộ nên mỗi doanh nghiệp cũng chắc chắn nên có một số máy móc cơ bản như máy in kinh doanh, máy photocopy và loại máy quét.

3. Hệ thống điện thoại

Giao tiếp có hiệu quả là một công cụ thiết yếu cho bất kỳ doanh nghiệp nào muốn hoạt động tốt. Khi xem xét các thiết bị kinh doanh, các công ty nên luôn phải đầu tư vào một hệ thống điện thoại văn phòng tốt. Bằng cách này, nhân viên mới có thể giữ liên lạc với khách hàng và đồng nghiệp ở cấp độ cá nhân. 

Điện thoại di động dành cho mỗi doanh nghiệp là giải pháp tốt nhất cho nhân viên, nghĩa là những người hay di chuyển nhiều cho mục đích kinh doanh hoặc những người chủ yếu hay làm việc ngoài văn phòng. Đại diện bán hàng chủ yếu có thể được hưởng thêm lợi từ một điện thoại di động kinh doanh vì nó có thể cho phép họ cải thiện quy trình bán hàng.

4. Phần mềm máy tính

Thông tin chính là xương sống của mọi doanh nghiệp, phần mềm của máy tính là một nhu cầu thiết yếu khác thuộc vào danh mục vật tư văn phòng thiết yếu. Phần mềm của máy tính bao gồm các ứng dụng hữu ích, phần mềm chống được vi-rút, phần mềm xử lý văn bản và hệ thống CRM.

5. Thiết bị lưu trữ

Các vật tư văn phòng như các thư mục lưu trữ , đĩa flash USB và ổ cứng ngoài sẽ giúp doanh nghiệp giữ được mọi thứ ngăn nắp và tách biệt. Mặc dù công nghệ đang rất phát triển và các công ty cũng đang hoạt động trực tuyến, công việc giấy tờ luôn là một phần quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào. Do đó, thư mục lưu trữ chính là một công cụ rất hữu ích cho các doanh nghiệp muốn giữ các tệp của họ được tổ chức. 

Các hộp lưu trữ đã được dán nhãn cũng có thể giúp lưu trữ tốt tài liệu. Lưu tài liệu vào trong đĩa flash USB là một cách tốt khác nữa để giữ tài liệu được sắp xếp và an toàn. Khi lưu hết tài liệu vào đĩa USB, bạn nên chắc chắn rằng bạn đã sao lưu chính là tài liệu gốc.

6. Thiết bị trình chiếu

Bảng trắng là loại công cụ hoàn hảo để bạn phác thảo sơ đồ tư duy hoặc chiến lược của mình. Đó cũng là một cách rất tuyệt vời để chỉ viết ra một vài lời nhắc để giúp bạn có thể theo dõi. Nó được sử dụng phù hợp nhất trong văn phòng tư nhân và phòng hội nghị. Một công cụ cộng tác khác cũng rất cần thiết trong bất kỳ môi trường kinh doanh nào chính là bảng thông báo. Những thứ này sẽ phù hợp và tiện dụng trong phòng nghỉ của một công ty. Mục đích của hội đồng này chủ yếu chỉ là để thông báo cho nhân viên về tình hình hiện tại và cập nhật cho họ về các nhiệm vụ hàng ngày.

7. Thiết bị nhà bếp 

Ngày nay, tại các tòa nhà làm việc hay thậm chí là tại các văn phòng vừa và nhỏ, máy pha cà phê đã được xem là thiết bị văn phòng thiết yếu. Nhân viên khi làm việc sẽ cần được giữ nước và có thêm sự hài lòng về thức ăn và đồ uống. Hãy sẵn sàng chuẩn bị sẵn các thiết bị văn phòng để cung cấp cho nhân viên của bạn cà phê và nước uống miễn phí giúp họ có động lực và hiệu quả.  Do đó, một máy lọc nước có trong văn phòng của bạn là một ý tưởng tuyệt vời. Cung cấp cho các nhân viên cà phê miễn phí có thể giúp họ tập trung tốt hơn.

Kinh nghiệm chọn mua thiết bị văn phòng

Việc quản lý thiết bị văn phòng cho cả 1 doanh nghiệp thực ra không đơn giản như nhiều người đã nghĩ, do những tính chất đặc thù và người quản lý cần phải có được một đầu óc có khả năng sắp xếp, phân loại tốt nhằm có thể nhanh chóng tìm ra chúng khi cần. Và đây chính là những kinh nghiệm  cũng như các bước để bạn chọn mua thiết bị văn phòng hiệu quả nhất.   

Bước 1:Kiểm tra danh mục dụng cụ văn phòng phẩm của công ty

Việc đầu tiên bạn cần làm là rà soát lại hết các loại và số lượng dụng cụ văn phòng phẩm của công ty hiện đang có, với số lượng sản phẩm rất lớn bạn nên nhờ đến sự trợ giúp của các nhân viên kho để có thể tiết kiệm được thời gian. Sau đó thì hãy lên một danh sách chi tiết nhất về các dụng cụ đó như một bản kiểm kê để quyết định sẽ mua  thêm đồ dùng gì sắp tới. 

Bước 2: Lập danh sách các dụng cụ cần mua thêm

Sau khi đã kê khai được số lượng văn phòng phẩm còn lại bạn sẽ đồng thời nắm được loại nào có số lượng cần dùng nhiều nhất, loại nào đang có ít nhất và những loại nào không sử dụng, từ đây sẽ là cơ sở để bạn liệt kê ra số lượng các dụng cần mua cho công ty trong vòng khoảng 3 tháng tới. 

Bước 3: Sử dụng lại các dụng cụ văn phòng phẩm

Nên đưa ra một danh sách các dụng cụ có thể sử dụng lại và khuyến khích mọi người làm việc trong công ty làm điều này. Các vật dụng như bìa cứng, cặp đựng tài liệu hay giấy A4 đều là các vật dụng có thể được sử dụng lại. Không những giảm thiểu được lượng rác thải ra môi trường mà còn tiết kiệm thêm một khoản chi phí lớn cho công ty.

Bước 4: Cân nhắc khi lựa chọn nhà phân phối

Chi tiền thật thông minh giúp bạn tiết kiệm tiền tốt nhất, thay vì cứ lựa chọn sử dụng những văn phòng phẩm giá rẻ mà chất lượng chưa được kiểm duyệt thì hãy chọn các sản phẩm đến từ các nhà phân phối chất lượng và uy tín như thiên long, Double A,... 

Bước 5: Kiểm soát kho lưu trữ

Bạn có thể quản lý thêm số lượng văn phòng phẩm đồng nghiệp mình đã mang đi nhưng vẫn còn thừa lại sau khi sử dụng, bằng cách yêu cầu họ mang nó bỏ lại chúng vào kho lưu giữ, nên ghi lại số lượng của mỗi loại để dễ dàng tổng kết và tính toán những đồ cần mua cho những lần tiếp theo. Vì lưu giữ rất nhiều dụng cụ mà an toàn của kho cũng trở nên rất quan trọng, ngoài việc cần sắp xếp một cách cẩn thận số lượng và phân loại các dụng cụ trong kho nhằm tránh sự lộn xộn và tiết kiệm thêm thời gian tìm kiếm khi cần. Thì yếu tố an toàn của kho cũng là điều rất quan trọng, nên phân ra bộ phận bảo vệ kho riêng hoặc có các biện pháp đảm bảo an toàn như: Khóa cửa hay cho người kiểm soát danh tính những người đã ra vào kho. 

Bước 6: Duy trì kiểm soát số lượng văn phòng phẩm

Dữ liệu văn phòng phẩm nên được update thật thường xuyên, nhiều công ty chỉ duy trì kiểm tra mỗi tuần một lần nhưng bạn có thể định ra thời gian lâu hơn tùy thuộc vào các tính chất và tốc độ sử dụng của công ty bạn. Ngoài đảm bảo không hết đột ngột khi có việc đang cần sử dụng mà còn giúp bạn mua được với giá hời nếu nắm bắt được các đợt khuyến mãi hay đợt xả kho tại các nhà phân phối.

Hy vọng với những chia sẻ hữu ích trên sẽ giúp ích bạn quản lý văn phòng phẩm dễ dàng hơn cũng như giảm thiểu chi phí doanh nghiệp sẽ được thu gọn. Thiết bị văn phòng là các vật dụng không thể thiếu của một công ty, thế nên hãy tham khảo bài viết trên và áp dụng nhé.