Máy scan - Máy quét

Máy scan - máy quét là một trong những thiết bị không thể thiếu đối với nhân viên văn phòng. Vì thế, nhu cầu mua máy scan để phục vụ cho công việc ngày càng lớn. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ cho bạn những thông tin hữu ích về máy scan - máy quét. Hãy theo dõi bài viết để có thêm nhiều kinh nghiệm hay khi chọn mua sản phẩm nhé.

Máy scan - Máy quét là gì?

Máy scan - máy quét là thiết bị văn phòng đã quá quen thuộc đối với những người làm công việc bàn giấy. Máy scan được coi là giải pháp hoàn hảo để lưu trữ dữ liệu. Nhờ máy scan - máy quét, mọi tài liệu, văn bản, sổ sách và hình ảnh trên giấy đều được chuyển thành file mềm. Việc lưu trữ file dữ liệu trên máy tính, điện thoại có tính an toàn cao với khối lượng lưu trữ không hạn chế.

Ngoài ra, việc sử dụng máy scan còn giúp tiết kiệm chi phí đáng kể cho doanh nghiệp so với cách thức lưu trữ dữ liệu truyền thống. Máy scan - máy quét hoạt động theo nguyên lý phản xạ ánh sáng và truyền dẫn. Từ đó, thông tin dạng số được tạo ra để chuyển thành các file lưu trữ trên máy tính.

Bạn có thể vận hành máy scan - máy quét thông qua các nút chức năng trên thiết bị. Ngoài ra, một số máy scan hiện đại còn được tích hợp tính năng scan bằng ứng dụng tiện lợi trên điện thoại.

Công dụng của máy scan - máy quét

Máy scan - máy quét là công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc sao lưu dữ liệu. Chỉ với những bước đơn giản, bạn đã có thể tạo ra các file hình ảnh để lưu trên máy tính. Không những vậy, đây cũng là cách thức lưu trữ dữ liệu hiệu quả, phổ biến nhất hiện nay.

1. Lưu trữ các tài liệu quan trọng

Công tác bảo quản, lưu trữ tài liệu luôn được chú trọng tại chốn văn phòng. Đây có thể là những hợp đồng quan trọng hay sổ sách của công ty trong nhiều năm. Vì thế, dữ liệu cần được sao lưu cẩn thận để tránh bị mất hoặc rò rỉ thông tin. Sử dụng máy scan - máy quét để lưu trữ tài liệu trên máy tính, điện thoại là giải pháp hữu hiệu và tiết kiệm chi phí. Thiết bị giúp bảo quản các dữ liệu quan trọng trong thời gian dài. 

2. Bảo mật thông tin an toàn

Các tài liệu quan trọng sẽ được lưu trữ dưới các file riêng biệt. Nhờ vậy, bạn có thể cài đặt mã bảo mật cho các tài liệu này. Ngoài ra, bạn còn có thể phân quyền truy cập các dữ liệu cho từng nhân viên. Nhờ vậy, cách thức lưu trữ thông tin dạng số có ưu điểm vượt trội về độ bảo mật. Vì thế, sử dụng máy scan - máy quét là cách hiệu quả nhất để tăng cường tính an toàn cho các dữ liệu của công ty.

3. Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, thuận tiện

Với cách lưu trữ truyền thống, người dùng thường mất nhiều thời gian và công sức để tìm kiếm tài liệu từ các năm trước. Việc chuyển tài liệu thành file và lưu trữ một cách có hệ thống đã giải quyết vấn đề trên. 

Các tệp tin lưu trong máy sẽ được sắp xếp theo trình tự thống nhất. Nhờ vậy, chỉ với một cú nhấp chuột, bạn có thể tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng. Ngoài ra, nhiều máy scan - máy quét hiện nay còn được tích hợp thêm tính năng chia sẻ tài liệu vô cùng tiện lợi.  Nhờ vậy, bạn có thể truy cập thông tin từ xa qua công cụ email, điện toán đám mây.

Kinh nghiệm chọn mua máy scan - máy quét

Với những người chưa có nhiều kinh nghiệm, việc chọn mua máy scan - máy quét chất lượng không hề dễ dàng. Những hướng dẫn dưới đây sẽ giúp đưa ra quyết định chính xác và phù hợp hơn.

1. Phù hợp với nhu cầu sử dụng

Các dòng máy scan - máy quét trên thị trường hiện nay rất đa dạng và phong phú. Vì thế, bạn nên dựa vào yêu cầu thực tế trong công việc để đưa ra lựa chọn phù hợp.

Thông thường, nếu bạn chủ yếu làm công việc bàn giấy và sổ sách, bạn nên chọn máy scan tài liệu. Nhờ vậy, bạn sẽ tiết kiệm được khoản chi phí không nhỏ. Tuy nhiên, với các công việc liên quan đến thiết kế, đồ họa và mỹ thuật, bạn nên mua máy scan ảnh. Ngoài ra, bạn còn có thể chọn các dòng máy scan film, scan sách tùy theo lĩnh vực của mình.

2. Tính năng hỗ trợ scan 2 mặt

Tính năng scan 2 mặt giúp công việc sao lưu dữ liệu trở nên nhanh  chóng và hiệu quả hơn. Bạn sẽ không phải lật mặt trang khi tiết hành sao lưu các tài liệu in 2 mặt. Nhờ vậy, bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian hơn và đảm bảo hiệu suất công việc. Vì thế, việc chọn mua các dòng máy scan - máy quét hỗ trợ tính năng này là khoản đầu tư cần thiết.

Tuy nhiên, các loại máy này thường có mức giá bán cao hơn các dòng máy thông thường. Bạn nên căn cứ vào khả năng tài chính và nhu cầu thực tế để lựa chọn sản phẩm phù hợp.

3. Độ phân giải của máy scan

Các sản phẩm máy scan - máy quét hiện nay đều có độ phân giải khá cao. Nhờ vậy, chất lượng các file dữ liệu tương đối tốt. Tuy nhiên, đối với những công việc cần scan ảnh chất lượng cao, bạn cần đầu tư các loại máy scan có chỉ số độ phân giải đạt 4800 PPI. Các sản phẩm này có khả năng đảm nhiệm tốt việc sao lưu dữ liệu ảnh, film và âm bản trong các công việc kỹ thuật.

Những thông số về độ phân giải được thể hiện chi tiết trong phần mô tả của máy. Bạn nên kiểm tra kỹ thông tin thiết bị trước khi mua để đưa ra lựa chọn chính xác hơn.

4. Các phần mềm tiện lợi đi kèm

Các dòng máy scan - máy quét hiện đại thường được tích hợp nhiều tính năng tiện lợi để tạo hấp dẫn với người dùng. Không những vậy, các phần mềm đi kèm này còn giúp bạn thao tác với máy dễ dàng và thuận tiện hơn. Nhiều phần mềm được ứng dụng phổ biến như chỉnh sửa ảnh, tạo file PDF, nhận dạng ký tự. Thông thường, các máy scan có nhiều tính năng đi kèm sẽ có giá bán cao hơn. Bạn nên xem xét về khả năng tài chính để đầu tư máy scan phù hợp, chất lượng.

Trên đây là những kinh nghiệm khi chọn mua máy scan - máy quét bạn nên biết. Những chiếc máy scan chất lượng sẽ là người bạn đồng hành không thể thiếu trong công việc. Bạn hãy lưu lại và áp dụng ngay những hướng dẫn trên để sở hữu được những chiếc máy scan phù hợp, chất lượng nhất.